手持移動終端的應用范圍十分廣泛，在機構單位中，為了能夠更好的將檔案統計分析，會使用手持移動終端來進行識別，方便辦理接收工作。

傳統的檔案管理方式比較粗放，沒有形成一定的規范，在查找的時候費時又費力。而現在利用互聯網技術，通過手持移動終端的識別系統來進行整理，使檔案的管理更加規范安全，還方便快捷。

檔案信息同步記錄是通過電子標簽和相關的檔案信息結合進行管理的，手持移動終端掃描電子標簽可以實時記錄更新信息，這樣一來，在查找信息的時候更加容易。檔案資料進出入庫也使用手持移動終端，這樣可以在未經授權的檔案出入庫時，系統自動提醒，避免不必要的情況出現。

手持移動終端通過電子標簽和遠距離的多種識別，讓管理人員方便快捷的盤點管理和巡檢工作。